Qué es la intranet

Se trata de una red, un sistema digital privado cuyo uso es muy similar a Internet, pero con la diferencia de que sólo lo usan los públicos internos de la organización.

Su aparición fue en los comienzos de Internet, en un principio siendo utilizada únicamente en el sector académico.

Se trata de una herramienta cuyo objetivo es conseguir una una mejor comunicación interna, introduciendo en la organización que la adapta un entorno de trabajo interactivo y minimizando los tiempos requeridos en las funciones.

Las funciones de la intranet son:

  • Hacer posible el intercambio de información entre los departamentos de la organización.
  • Garantizar a los empleados los recursos necesarios para realizar su tareas asignadas.
  • Al ser un sistema centralizado permite a la empresa monitorear los procesos.
  • Facilitar a los empleados distintos trámites, otorgándoles la posibilidad de realizarlos ellos mismos, como podrían ser la solicitud de documentos o sus vacaciones anuales.
  • Hacer que la comunicación sea fluida, no solo entre departamentos, sino con personas que están en el mismo proyecto, pero distanciados físicamente, como seria el caso de una empresa internacional.

Pudiendo extraer de las anteriores las siguientes ventajas:

  • Optimización de tiempo y coste, la inversión se recupera con creces al reducir el tiempo de las tareas y mejorar la comunicación.
  • Eficiencia en la comunicación interna. La alta dirección puede publicar anuncios en la intranet y llegar a todos los empleados además de contestar las dudas que surjan vía online, agilizando estos procesos.
  • Conexión rápida a bases de datos y aplicaciones.
  • Sin limites de horarios, al ser posible conectarse a la reden cualquier momento del dia y lugar.
  • Formación e incremento de productividad. Es una de sus principales ventajas, pues se publican distintos cursos destinados específicamente para cada miembro y departamento con el fin de mantener a los empleados constantemente formados y motivados para que la empresa sea cada vez más productiva y competente en su sector, atrayendo así al mejor talento en los procesos de captación.

¿Cómo saber si tu empresa necesita intranet o mejorarla?

Hoy en día, y más con la actual crisis sanitaria, se hace imprescindible el uso de una intranet, ya que el teletrabajo ha supuesto este año un importante cambio para las organizaciones, que siguen apostando por este trabajo a distancia debido a la situación actual, y parece que esta digitalización de tareas ha llegado para quedarse.

Siendo el 2019 tan solo un 4,8% de los puestos ocupados por este modelo hasta el 34% del total que ha supuesto el 2020 (El País, 2020).

Algunos indicios que pueden indicar la necesidad de esta red interna son: una comunicación no adecuada que haga que el conocimiento se disperse, la falta de automatización de procesos internos, la duplicación de archivos y la poca eficacia del modelo de trabajo actual.

Tendencias para 2021

En un año tan marcado por el COVID, “Intranet para empresas” plantea las bases para contar con una intranet a medida para empleados. Alguna de ellas serán:

  • Accesibilidad como aspecto fundamental, y para poder trabajar desde cualquier lugar.
  • Comunicación, en la que se implementarán módulos para que la empresa pueda notificar comunicados a las personas que teletrabajan y no se pierda la comunicación bidireccional.
  • Portales del empleado digitales
  • Procesos de selección más digitales

Y muchas otras que resumen el que será un año en el que la demanda de la intranet corporativa va a ir en aumento gracias a las tendencias que se entan implementando de teletrabajo.